英語でイベントを主催する｜招待状・受付・進行・お見送りの英語

執筆: IchiShio — native-real 編集長

最終更新: 2026-05-24

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「社内ミートアップを英語で主催することになった」「海外コミュニティのイベントを企画している」── 英語でのイベント主催は、招待状から当日進行、お礼メールまで、すべての段階で「ホストとして相手を気遣う英語」が必要です。本記事では、Save the date 送付から事後フォローまでの 7 段階に分けて、ホスト側で使う英語フレーズを整理します。

1. Save the date（日程確保のお願い）

大きめのイベントでは、正式な招待状を出す前に Save the date（日程確保依頼）を 2〜3 ヶ月前に送ります。詳細は後送で、まず日程だけ押さえてもらうための連絡です。

メール件名の型

• Save the date: [Event name], [Date]（保存版：〜、〜日）
• Save the date — Annual Holiday Party, Dec 15（年末パーティー、12 月 15 日）
• Mark your calendar: Product Launch on March 10（カレンダーに登録を：3 月 10 日の製品発表会）

本文の型

• We're excited to invite you to our annual [event].（毎年恒例の〜にお招きします）
• Please save the date for [event] on [date].（〜の日程をご予定ください）
• More details and a formal invitation will follow.（詳細と正式な招待状は追ってお送りします）
• We hope you'll be able to join us.（ご参加いただければ幸いです）

カジュアル版

• Just a heads-up — we're planning a team dinner on Friday the 20th.（先にお知らせ：20 日金曜にチームディナーを企画中です）— "heads-up" = 事前通知
• Pencil it in for now — invite to follow.（とりあえず仮押さえで、招待状は追って）
• Hope you can make it!（来られるといいですね）

2. Formal invitation（正式な招待状）

Save the date から数週間後、Formal invitation（正式招待状）を送ります。日時・場所・ドレスコード・RSVP 期限を明示するのが基本構造です。ビジネスイベントはメール、結婚式・パーティーは紙の招待状が一般的です。

件名と冒頭

• You're invited: [Event name] on [Date]（ご招待：〜、〜日）
• Cordially invited to [event]（〜への招待）— フォーマル
• It's our pleasure to invite you to ...（〜にお招きできることを嬉しく思います）

必須情報の英語

• Date: Saturday, June 15, 2026（日付）
• Time: 6:00 PM to 9:00 PM（時刻）
• Venue: The Grand Ballroom, 123 Main Street（会場）
• Dress code: Business casual / Cocktail attire / Black tie（ドレスコード）
• RSVP by June 1 to events@example.com.（〜までに〜にご返信ください）

追記でよく使う表現

• Light refreshments will be served.（軽食をご用意します）
• Drinks and dinner will be provided.（飲み物・食事を提供します）
• Parking is available on-site.（駐車場は会場内にあります）
• Plus-ones are welcome.（同伴者の参加歓迎）— "plus-one" = 連れ
• This is an adults-only event.（大人限定です）
• Please let us know about any dietary restrictions.（食事制限があればお知らせください）

3. RSVP 対応と参加者管理

RSVP はフランス語 "Répondez s'il vous plaît"（お返事ください）の略で、英語圏では「出欠回答」を意味する標準語です。ホスト側は受信した RSVP に丁寧に返信し、参加者リストを最新に保ちます。

RSVP 受領の返信

• Thank you for your RSVP. We look forward to seeing you.（出欠連絡ありがとうございます。お会いできるのを楽しみにしています）
• Thanks for letting us know you can't make it. We'll miss you!（来られないとのこと、お知らせありがとうございます。寂しいですが）
• Got it — we have you down for two.（承知しました、お二人で登録しました）— "have you down for" = 〜として記録
• Noted your dietary preference — vegetarian.（食事制限について承知しました、ベジタリアンで）

未返信者へのリマインダー

• Just a friendly reminder — RSVP closes on Friday.（リマインダーです、RSVP は金曜締切）— "friendly reminder" は柔らかい催促
• If you haven't had a chance to RSVP yet, please let us know by [date].（まだご返信いただけていない場合、〜までにお知らせください）
• We need a final headcount by Monday.（月曜までに最終人数を確定する必要があります）

参加者情報の確認

• Could you confirm your guest's name for the name tag?（名札用にお連れ様のお名前を教えていただけますか）
• Will you be bringing a plus-one?（同伴者はいらっしゃいますか）
• Any food allergies we should know about?（食物アレルギーはありますか）

4. 当日の受付（Check-in / Registration）

当日の受付は、参加者の第一印象を決める場面です。笑顔と短いフレーズで円滑に案内します。名札・配布物・席案内をセットで渡すのが定型です。

到着時の挨拶

• Welcome! Thanks for coming.（ようこそ、お越しいただきありがとうございます）
• Great to see you!（お会いできて嬉しいです）
• Could I have your name, please?（お名前を伺えますか）
• Are you here for the [event name]?（〜のイベントでお越しですか）

受付手続き

• Let me find your name on the list.（リストでお名前を確認します）
• Here's your name tag and program.（こちらが名札とプログラムです）
• Could you sign in here, please?（こちらにサインインをお願いします）
• Your seat is at table 5.（お席は 5 番テーブルです）
• Feel free to grab a drink at the bar.（バーでお飲み物をどうぞ）— "grab" = 気軽に取る

案内・誘導

• The restrooms are down the hall on your right.（お手洗いは廊下を進んで右側です）
• The cloakroom is just over there.（クロークはあちらです）
• We'll get started in about 10 minutes.（あと 10 分ほどで始まります）
• Please make yourself at home.（くつろいでお過ごしください）

5. 開会・閉会の挨拶（Opening / Closing remarks）

ホストの挨拶は、歓迎 → 主旨 → 段取り → 感謝の流れで 2〜3 分にまとめます。長すぎず、温かみのあるトーンが鉄則です。

開会の型

• Good evening, everyone, and welcome to [event name].（皆さんこんばんは、〜にようこそ）
• Thank you all for coming out tonight.（今夜お越しいただきありがとうございます）— "come out" = 出向く
• It means a lot to see so many familiar faces.（馴染みのお顔が多くて嬉しいです）
• For those who don't know me, I'm [name], and I'll be your host this evening.（初めての方は、〜と申します、今夜のホストです）

イベントの趣旨説明

• Tonight we're here to celebrate [purpose].（今夜は〜を祝うために集まりました）
• This event is all about [theme].（このイベントの趣旨は〜です）
• Our goal tonight is to ...（今夜の目的は〜です）

段取り案内

• Here's how the evening will unfold.（今夜の流れをご紹介します）— "unfold" = 展開する
• We'll start with [activity], followed by dinner.（〜から始めて、その後ディナーです）
• There will be a short program after dinner.（ディナー後に短いプログラムがあります）
• Feel free to mingle and enjoy yourselves.（自由にお話しして楽しんでください）— "mingle" = 交流する

閉会の型

• What a wonderful evening — thank you all for being here.（素敵な夜でした、お越しいただきありがとうございました）
• I hope you all had a great time.（皆さん楽しんでいただけたと思います）
• A big thank-you to our sponsors and volunteers.（スポンサーとボランティアの皆さんに感謝を）
• Drive safely and see you next time.（お気をつけてお帰りください、また次回お会いしましょう）

6. 進行（MC）と参加者へのアンケート

イベント中の進行（MC）は、時間管理とテンポが重要です。短いつなぎフレーズを使い回しながら、次のセクションへスムーズに移ります。最後にアンケート依頼で締めます。

つなぎフレーズ

• Moving on to our next speaker ...（次の登壇者に移ります）
• Let's give a warm welcome to ...（〜に温かい拍手を）— 講演者紹介の定番
• That was fantastic — thank you, [name].（素晴らしかったです、ありがとう〜さん）
• Let's take a short break and reconvene at 3:30.（短い休憩を取って、3:30 に再開します）— "reconvene" = 再開

質疑応答の仕切り

• We have time for a few questions.（質問の時間が少しあります）
• Could you state your name before asking?（質問前にお名前をお願いします）
• Great question — could you repeat that for the room?（いい質問ですね、会場のために繰り返していただけますか）
• We'll take one last question.（最後の質問を一つ）

アンケート依頼

• Before you leave, please take a moment to fill out our feedback form.（お帰り前に、フィードバックフォームにご記入ください）
• You'll find a QR code on your program.（プログラムに QR コードがあります）
• Your feedback helps us improve future events.（次回のイベント改善に役立ちます）
• It only takes two minutes.（2 分で終わります）

7. お礼メールと事後フォロー

イベント後 24〜48 時間以内にお礼メールを送るのが鉄則です。当日の余韻があるうちに、感謝・ハイライト・次のアクションを 1 通にまとめます。

件名の型

• Thank you for joining us last night!（昨夜はご参加ありがとうございました）
• Thanks for making [event] a success（〜を成功させてくださりありがとう）
• Recap and photos from [event]（〜の振り返りと写真）

本文の構成

• Thank you so much for joining us at [event] last night.（昨夜の〜へのご参加ありがとうございました）
• It was wonderful to see everyone come together.（皆さんに集まっていただけて素敵でした）
• A special thanks to our speakers, sponsors, and volunteers.（登壇者・スポンサー・ボランティアの皆さんに特別の感謝を）
• I've attached photos and the recording of the keynote.（写真と基調講演の録画を添付します）
• If you have a moment, we'd love your feedback via this form.（お時間あればこちらのフォームでご意見をお聞かせください）
• Looking forward to seeing you at the next one.（次回もお会いできるのを楽しみにしています）

個別フォロー

• It was great chatting with you about [topic].（〜の話ができて良かったです）
• Let's grab coffee soon to continue the conversation.（近いうちにコーヒーでも、続きを話しましょう）
• I'll send over the article we discussed.（話していた記事を送りますね）

イベント主催英語を体に染み込ませる練習プラン

イベント主催の英語は、書く（招待状・お礼）と話す（受付・進行）の両輪です。事前に型を口で練習しておくと、当日参加者の前で詰まりません。

ステップ1：Speaking Instant でホストフレーズを口に馴染ませる

当サイトのSpeaking Instantの business / service カテゴリには、「ようこそ」「お席は〜です」「お楽しみください」のようなホスト系フレーズが収録されています。瞬間英作文で反復すると、受付で詰まりません。

ステップ2：ListenUp で参加者の早口質問に慣れる

ListenUpには、ネイティブの早口・口語表現が含まれます。"plus-one" "mingle" "grab a drink" のようなイベント定型句に耳が慣れると、当日の会話で聞き返さずに済みます。

ステップ3：オンライン英会話で MC ロールプレイ

講師に「参加者役」を依頼して、受付 → 開会挨拶 → 講演紹介 → 質疑応答 → 閉会の流れを通しで練習すると、本番で言葉が出ます。受け放題プランや 5〜10 分の短時間レッスンに対応したサービスなら、イベント前の集中練習に向いています。

イベント主催の英語をロールプレイで練習

イベント主催は、招待状・受付・進行・お礼メールまでの長丁場で英語のホスピタリティを発揮する場面です。受け放題プランで毎日 5〜10 分のレッスンに、「受付の応対」「開会挨拶」「質疑応答の仕切り」のロールプレイを組み込むと、「Welcome, thanks for coming」「Moving on to our next speaker」のような定番が反射的に出るようになります。

まずは 7 日間の無料体験で、イベントホストロールプレイを試してみるのがおすすめです。

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