Claude推奨： 本プロンプトは Claude（Anthropic） での出力を前提に設計しています。長い文脈の保持・日本語ニュアンスの理解・トーンの一貫性で安定した結果が出ます。ChatGPT・Gemini でもそのまま動作します。
プロンプト
apology-complaint.txt
以下の状況に対応する、誠意のある英語の謝罪/クレーム対応メールを作成してください。
【状況】
{例：納品物に不具合があった / 請求書の金額を間違えた / メール返信が遅れた / 顧客のデータ削除事故}
【相手の情報】
- 名前：{例：Ms. Sarah Johnson}
- 関係：{顧客 / 取引先 / 社内 / 上司}
- 怒りレベル：{軽度 / 強い不満 / 法的検討中}
【含めたい要素】
- 何を謝罪するか
- 原因：{調査中 / 既に判明}
- 再発防止策：{ある場合}
- 補償案：{ある場合 / なし}
【トーン】
{完全に低姿勢 / プロフェッショナルに事実重視 / 誠意 + 解決策提示}
出力フォーマット:
1. 件名（短く、直球で）
2. メール本文（3〜4段落、3.謝罪 / 4.原因と対応 / 5.再発防止と補償）
3. 避けるべき表現5つ（例："unfortunately" の多用、責任転嫁ワード）
4. 覚えておきたい3表現（日本語解説付き）
5. 上記をもっと強気/もっと低姿勢にしたバージョン1つ
学習としての使い方： 謝罪メールは『謝る』『説明する』『補う』『未来を約束する』の4要素を順番に。Claudeに作ってもらった4要素の境界線をマーカーで引いて構造を覚えると、自力で書けるようになります。
使い方
3ステップで使う
-
1
状況と怒りレベルを正直に書く
怒りレベルが高いほどトーンを低姿勢に振ります。曖昧にすると逆効果。
-
2
4要素を確認
謝罪 / 原因 / 再発防止 / 補償 の4ブロックがあるか確認。
-
3
送信前に強弱を調整
強気バージョン or 低姿勢バージョンを並べて、状況に合った方を採用します。
使用例
Claudeの出力サンプル
入力例：納品物に不具合（取引先・強い不満）
あなた（入力）
状況：納品データに3件のエラー、相手の業務が半日止まった
相手：Ms. Sarah Johnson（取引先・強い不満）
原因：QA担当のミス（判明済み）
再発防止：QAプロセスに2段階チェック追加
補償：次回納品の25% off
トーン：誠意 + 解決策提示
相手：Ms. Sarah Johnson（取引先・強い不満）
原因：QA担当のミス（判明済み）
再発防止：QAプロセスに2段階チェック追加
補償：次回納品の25% off
トーン：誠意 + 解決策提示
Claude（出力）
件名： Apology and Action Plan Regarding the Recent Data Delivery Issue
Dear Ms. Johnson,
I am writing to sincerely apologize for the three errors in the data we delivered on [date], which caused your team a half-day delay. I understand this disrupted your work, and that is something we take very seriously.
After investigation, we identified that the issue stemmed from a missed step in our QA process. To prevent any recurrence, we have introduced a two-stage QA review and have assigned a dedicated reviewer to your account starting next week.
As a gesture of accountability, we would like to offer a 25% discount on your next delivery. Please let us know if there is anything further we can do to make this right.
覚えておきたい3表現：
① "That is something we take very seriously." → 重く受け止めている表現。
② "To prevent any recurrence, we have ~" → 再発防止策の標準フレーズ。
③ "As a gesture of accountability ~" → 補償提案の入り口。
Dear Ms. Johnson,
I am writing to sincerely apologize for the three errors in the data we delivered on [date], which caused your team a half-day delay. I understand this disrupted your work, and that is something we take very seriously.
After investigation, we identified that the issue stemmed from a missed step in our QA process. To prevent any recurrence, we have introduced a two-stage QA review and have assigned a dedicated reviewer to your account starting next week.
As a gesture of accountability, we would like to offer a 25% discount on your next delivery. Please let us know if there is anything further we can do to make this right.
覚えておきたい3表現：
① "That is something we take very seriously." → 重く受け止めている表現。
② "To prevent any recurrence, we have ~" → 再発防止策の標準フレーズ。
③ "As a gesture of accountability ~" → 補償提案の入り口。
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