英語で休暇申請する書き方｜有給・病気・冠婚葬祭・育休の依頼メール例文

執筆: IchiShio — native-real 編集長

最終更新: 2026-05-24

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「来週月曜に有給を取りたい」「家族の不幸で数日休む」「育休を取得したい」── 英語で休暇申請メールを書く時は、休暇の種類によって使う単語も書き方の温度感も変わります。PTO・sick leave・bereavement leave・parental leave の使い分けと、上司宛・社内 broadcast・引き継ぎ依頼まで、そのまま使えるテンプレートで解説します。

休暇の種類を表す英語の使い分け

英語の休暇は日本以上に種類別の呼び方が定着しています。正しい単語を使うだけで、申請の意図が一発で伝わります。

主要な休暇の英語

• PTO (Paid Time Off) — 有給休暇全般。米企業で最も標準
• vacation — 旅行や長期休みのニュアンス。1〜2 週間以上で使うことが多い
• annual leave — 年次有給休暇。英企業・アジア系企業で頻出
• sick leave / sick day — 病欠。当日連絡が多い
• bereavement leave — 忌引・冠婚葬祭の不幸時
• parental leave / maternity leave / paternity leave — 育休（性別中立 / 母 / 父）
• personal day — 私用休（理由を詳しく言わなくてよい休暇）
• family emergency — 家族の緊急事態（具体的に書きたくない時）

休暇申請の動詞

• request time off（休暇を申請する）— 標準
• take a day off / take leave（休暇を取る）— カジュアル
• be out of office（オフィスを離れる）— 不在を伝える時

1. 有給（PTO / vacation）申請メール

テンプレート（数週間前に申請）

件名: PTO Request: June 10-14

Hi [Manager's Name],

I'd like to request PTO from Monday, June 10 to Friday, June 14 (5 business days). I'll be back in the office on Monday, June 17.

To ensure smooth coverage during my absence:

• I'll wrap up the [project] deliverables before I leave.
• [Colleague's Name] has agreed to cover urgent client requests.
• I'll set up an out-of-office reply with [Colleague]'s contact info.

Please let me know if this works or if you'd like to discuss further.

Thanks,
[Your Name]

長期休暇（1 週間以上）の書き出し

• I'd like to request vacation time from [date] to [date].（〜から〜まで休暇を申請したいです）
• I'm planning to take a 2-week vacation in August.（8 月に 2 週間の休暇を予定しています）
• I'd like to use 5 days of my annual leave next month.（来月、年次有給を 5 日使いたいです）

柔軟性を示す表現

• I'm flexible with the exact dates if needed.（必要であれば日程は調整可能です）
• Happy to discuss if the timing doesn't work.（タイミングが合わなければご相談したいです）

2. 病欠（sick leave）連絡メール

当日朝の急な病欠（短文版）

件名: Sick today

Hi [Manager's Name],

I'm not feeling well this morning and won't be able to come in today. I'll rest up and aim to be back tomorrow.

I've let [Colleague] know about the [meeting/task] at 2 PM so it's covered.

I'll check email periodically for anything urgent.

Thanks for understanding,
[Your Name]

症状の伝え方（温度感）

• 軽め: I'm under the weather.（少し体調が悪い）
• 標準: I've come down with a cold / the flu.（風邪 / インフルにかかりました）
• 具体: I have a fever and a sore throat.（発熱と喉の痛みがあります）
• 強め: I tested positive for COVID.（コロナ陽性でした）

復帰見込みを伝える

• I should be back tomorrow.（明日には戻れる見込みです）
• I'll plan to take 2-3 days to recover.（2-3 日は休んで回復に充てます）
• I'll keep you posted on my recovery.（回復状況は随時お知らせします）

診断書・医師の対応に触れる

• I'll get a doctor's note if needed.（必要であれば診断書を取得します）
• My doctor recommended I rest for the rest of the week.（医師に今週いっぱい休むよう言われました）

3. 忌引・冠婚葬祭（bereavement leave）

テンプレート

件名: Bereavement leave request

Hi [Manager's Name],

I'm writing to let you know that my [grandfather/aunt/relative] has passed away. I'll need to take bereavement leave from [date] to [date] to attend the funeral and be with family.

I've asked [Colleague] to cover my [meetings/responsibilities] during this time. I'll have limited email access but will respond to urgent matters when I can.

Thank you for your understanding.

[Your Name]

使い分けフレーズ

• I have a family emergency.（家族の緊急事態があります）— 詳細を伏せたい時
• There's been a death in the family.（家族に不幸がありました）
• I need to attend a funeral on [date].（〜に葬儀に出席する必要があります）
• I'm dealing with a personal loss.（個人的な喪失に対応中です）

相手からの言葉をどう受けるか

• I'm so sorry for your loss. → Thank you, I appreciate it.
• Please take all the time you need. → Thanks, I'll be in touch.

4. 育休（parental leave）の事前相談メール

テンプレート（3 ヶ月以上前に相談）

件名: Discussing parental leave plans

Hi [Manager's Name],

I'd like to share some happy news — my partner and I are expecting our first child in [month]. I wanted to start discussing my parental leave plans with you in advance to ensure a smooth transition for the team.

Here's what I'm thinking:

• Leave dates: approximately [start date] to [end date] (about [X] weeks)
• Coverage: I'd like to work with you on identifying who can cover key responsibilities.
• Handover: I'll prepare a detailed transition document 2-3 weeks before leaving.

Could we set up a meeting next week to discuss the plan in more detail?

Thanks,
[Your Name]

育休の種類別表現

• maternity leave — 母親の産休・育休
• paternity leave — 父親の育休
• parental leave — 性別中立、近年は標準
• adoption leave — 養子縁組による休暇

5. 社内 broadcast：チーム宛の不在連絡

チームへの broadcast テンプレート

件名: Out of office: May 27-31

Hi team,

Just a heads-up that I'll be out of office from Monday, May 27 to Friday, May 31. I'll be back on Monday, June 3.

While I'm away:

• For [project A] questions, please reach out to [Colleague 1].
• For [project B] urgent matters, [Colleague 2] is the point of contact.
• For anything else, please email me and I'll respond when I'm back.

Have a great week!

[Your Name]

不在通知（out-of-office reply）の書き方

Thank you for your email. I'm currently out of office until [date] with limited access to email. For urgent matters, please contact [Colleague] at [email]. I'll respond to your message when I return.

引き継ぎ依頼で使う表現

• Could you cover [task] while I'm out?（不在中に〜を担当いただけますか）
• I've documented the process in [doc link].（プロセスは〜に文書化しています）
• Please feel free to reach out if anything comes up.（何かあればお気軽にご連絡ください）

休暇申請で避けるべき表現

1. 過剰に謝罪しない

日本語の感覚で "I'm so sorry to ask, but..." を多用すると、休暇を取ること自体を申し訳なく感じている印象になります。休暇は権利 なので、"I'd like to request..." と淡々と書くのが標準です。

2. 病欠の詳細を書きすぎない

"I have severe diarrhea" のように具体的すぎる症状は不要です。"I'm not feeling well" や "I have a stomach issue" 程度で十分。プライバシーも保てます。

3. 「許可をください」は強すぎる

• 避けたい: Please give me permission to take a day off.（許可をください）— 子供のような響き
• OK: I'd like to request a day off on [date].（〜に休暇を申請したいです）
• OK: I'm planning to take [date] off.（〜に休暇を予定しています）

4. 直前すぎる連絡には一言添える

急な申請の場合、"I apologize for the short notice, but..." を一言添えると角が立ちません。ただし病欠など仕方ない場合は不要です。

休暇申請の英語を身につける練習法

ステップ1：Speaking Instant でメール定型を反復

当サイトのSpeaking Instantの business カテゴリには、休暇申請やスケジュール調整で使うフレーズが多数収録されています。「I'd like to request...」「I'll be out of office...」のような型を瞬間英作文で反復すると、いざ書く時に手が止まりません。

ステップ2：テンプレートを 3 つストック

本記事の PTO / sick day / 引き継ぎ broadcast の 3 テンプレートを メモアプリにコピー しておくと、いざという時に日付と名前を差し替えるだけで送れます。

ステップ3：オンライン英会話で口頭での申請も練習

メールだけでなく、Slack の huddle や 1on1 で口頭で休暇を申請する場面もあります。受け放題プランや 5〜10 分の短時間レッスンに対応したサービスなら、毎日のレッスンで「I'd like to take next Friday off」「I might need a sick day tomorrow」のような表現を口頭で練習できます。

休暇申請を口頭でも自然に伝える練習を毎日続ける

休暇申請はメールだけでなく、上司との 1on1 や Slack huddle で口頭で伝える場面もあります。受け放題プランで毎日 5〜10 分のレッスンを続けると、「I'd like to take next Monday off」「I might need to take a sick day」のような表現が自然に出てくるようになります。

まずは 7 日間の無料体験で、休暇申請の英語フレーズを試してみるのがおすすめです。

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